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加強管理體系建設，實現(xiàn)精細化管理
發(fā)布日期：2008-01-03
加強管理體系建設，實現(xiàn)精細化管理 中冶京唐建設有限公司 李竹林 一些專家、學者指出：．精細化管理時代已經(jīng)到來。這一論斷主要是基于我國企業(yè)管理在過去相當長的時期內處于“粗放式”狀況并結合當今企業(yè)管理的現(xiàn)實需求而提出來的。 管理的精細化是企業(yè)管理本質的和固有的要求，無論在哪個時期都應如此。管理的精細化是以管理的系統(tǒng)化為前提，追求管理的高精度?，F(xiàn)就建筑施工企業(yè)如何實施精細化管理進行如下探討： 一、建筑施工企業(yè)實施精細化管理的必要性 就建筑施工企業(yè)而言，我們應正視如下事實： ①建筑施工企業(yè)的產(chǎn)品特點決定了施工企業(yè)管理的復雜性。 ②贏利水平普遍偏低，合同利潤趨于微利。 ③近幾年，經(jīng)營規(guī)模呈跳躍式增長，但經(jīng)濟增長質量下降。 ④管理鏈條不斷延伸，管理幅度迅速增大，管理能力的提升速度明顯滯后，“做大"與“做強"之間矛盾加劇，互相制約。 ⑤為占有規(guī)模優(yōu)勢，不惜代價，在工期、質量、價格、服務等各個方面無原則讓步，致使施工管理成本難以承受，本屬高危行業(yè)的經(jīng)營風險進一步加大。 ⑥核心競爭能力不足，參與國際市場競爭處于劣勢。 ⑦企業(yè)改制后，傳統(tǒng)觀念、思維方式和管理行為一時難以徹底轉變，使企業(yè)在體制、機制、經(jīng)營模式等方面難以協(xié)調，企業(yè)真正轉型尚需時日。 ⑧顧客及其關系的管理普遍薄弱，尤其針對不同顧客群體的個性化要求以及潛在市場的研究與開發(fā)還很不適應。當然還有很多事實，但上面所羅列的內容足以表明當今建筑施工企業(yè)的先天不足及對企業(yè)發(fā)展的制約是顯而易見的。綜合分析和解決建筑施工企業(yè)存在的問題，不外乎兩點：一是管理思想和方法問題，二是管理是否到位的問題。進一步分析，現(xiàn)在很多企業(yè)已經(jīng)引入了國內外比較先進的管理方法和管理模式，如IS09000質量管理體系、IS014001環(huán)境管理體系、GB／T28001職業(yè)健康安全管理體系、ERP資源管理、BT、BOT項目管理模式、5S管理、卓越績效管理等等。但從運行效率和績效看遠未達到所期望的結果，主要問題還在于執(zhí)行力不夠，管理精度不夠。很多企業(yè)也因此陷入令人尷尬的境地：一部分企業(yè)騎虎難下，一些企業(yè)干脆放棄。正如我國當今著名的企業(yè)管理專家中汪中求所言，許多企業(yè)(包括曾經(jīng)名燥一時的名牌企業(yè))，因某一個鏈條的缺失、某一個環(huán)節(jié)的失誤導致系統(tǒng)全線崩潰，功虧一簣的案例屢見不鮮。 作為建筑施工企業(yè)因某一產(chǎn)品的質量或服務達不到合同要求就可能失去所擁有的顧客，甚至丟掉一片市場； 因某一重大質量、安全或機械設備事故就可能被降級甚至停擺；因某一產(chǎn)品、某一個人的問題或其它突發(fā)事件就有可能被媒體曝光，使公司的信譽嚴重受損甚至招致滅頂之災。如果不建立完備的管理體系并使之有效運行，則極有可能因某一環(huán)節(jié)的失誤，哪怕是低級失誤而導致重大損失甚至被徹底摘牌。因此加強管理體系建設，實施精細化管理，對建筑施工企業(yè)而言顯得更為重要和必要。如何應對并適應千變萬化的市場環(huán)境，如何使建筑施工企業(yè)盡快實現(xiàn)轉型并步入持續(xù)、高速、協(xié)調發(fā)展的軌道，本人結合本單位幾年來的探索和實踐，深深感到還是要從建立和實施管理體系入手，系統(tǒng)策劃各項管理過程，堅定不移地貫徹落實各項管理原則和管理方案，在此基礎上實施精細化管理，這對于全面實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略和目標、建立科學管理的長效機制是十分實際而又富有成效的。 二、建立和實施管理體系是實施精細化管理的首要前提。 管理體系即建立方針和目標并實現(xiàn)目標的體系。在企業(yè)管理中包括質量管理體系、財務管理體系、職業(yè)健康安全管理體系、環(huán)境管理體系、人力資源、市場營銷以及科技管理等方方面面的管理體系。這里所講的管理體系實際上是一個整合型的管理體系，這里需要闡明的觀點就是管理體系的基本思想和管理方法。以質量管理體系為例，IS09001：2000標準是基于質量管理的八項原則的。這八項原則是：以顧客為關注焦點；領導作用；全員參與；過程方法；管理的系統(tǒng)方法；持續(xù)改進；基于事實的決策方法；與供方的互利關系。我認為這八項原則不僅適用于質量管理，對企業(yè)其它方面的管理也具有廣泛的指導意義。 企業(yè)建立了管理體系才能明確企業(yè)發(fā)展的方向和目標，才能全面、系統(tǒng)地對各崗位的職責、權限、工作標準和能力要求作出描述，對企業(yè)管理過程予以識別和確定并策劃控制的流程，通過對管理績效的實時監(jiān)測，評價管理的有效性并不斷改進企業(yè)管理。 P、D、C、A過程控制的本身就反映出了管理的最終目的和管理精度的要求，這與精細化管理的理念是一致的。管理體系與精細化管理是辯證統(tǒng)一的關系。管理體系的建立和實施需要精細化管理，以確保所建立的體系的充分性、適宜性和有效性；精細化管理必須基于企業(yè)建立的有效的管理體系之上才能發(fā)揮最佳效能。假如企業(yè)沒有明確可行的發(fā)展戰(zhàn)略，沒有明確的經(jīng)營方針和目標，沒有對職責、權限、管理過程和資源予以系統(tǒng)的策劃和安排，則精細化管理就無從談起。 三、加強管理體系建設，實現(xiàn)企業(yè)管理的精細化 1、將精細化管理理念融入到企業(yè)管理體系的建立和實施活動之中，推進企業(yè)由粗放式管理轉向精細化管理 企業(yè)管理體系的策劃和建立是企業(yè)實施管理的第一步。企業(yè)管理體系策劃的質量直接關系到企業(yè)管理活動的質量和效率。企業(yè)經(jīng)營宗旨和方向的決策、中長期發(fā)展戰(zhàn)略的制定、年度經(jīng)營管理的目標的確定、企業(yè)管理的職能分配及責、權、利的界定、企業(yè)主導管理流程和輔助管理流程的設計、企業(yè)經(jīng)營管理績效的評估、監(jiān)測與考核、企業(yè)法人治理結構及企業(yè)內控制度的建立等等，必須基于對各項活動的充分識別以及對相關因素的辨識與評估的基礎上進行全面、系統(tǒng)的策劃。如果對管理活動或過程及相關因素的辨識不充分，管理的精度也就無法保證。 將精細化管理的理念和方法融入到企業(yè)管理體系的建立和實施活動之中，就是要在體系的策劃、實施、檢查和改進各個環(huán)節(jié)，全面、系統(tǒng)、精確地策劃各環(huán)節(jié)控制的目標和實施要求，然后對過程績效實時監(jiān)測，并通過與控制目標比對找出產(chǎn)生管理偏差的原因，以便為持續(xù)改進管理提供輸入。 精細化管理的著眼點即是企業(yè)管理的管理點，當然也有主次、輕重緩急之分。對于企業(yè)管理點的識別與評估應當借鑒國際標準化組織發(fā)布的有關標準中的做法，如要考慮“三種狀態(tài)”：正常、異常、緊急；“三種時態(tài)氣過去、現(xiàn)在、將來；“三種環(huán)境”： 國際環(huán)境、國內環(huán)境、企業(yè)內部環(huán)境；“九個方面”：人、財、物、產(chǎn)、供、銷、責、權、利。之所以這么做的目的就在于保證企業(yè)管理過程識別的充分性，這是企業(yè)管理的前提，也是改變企業(yè)粗放型管理的根本方法。比如在職責、權限的問題上，由于缺乏對過程的充分識別，導致管理缺位，一些活動的管理職責出現(xiàn)真空；由于職責描述不清，職能部門之間的接口不／頃暢，職責交叉或模糊造成部門間摩擦和管理效率低下等等。再比如，在戰(zhàn)略管理的問題上，正確的決策來源于對國家相關產(chǎn)業(yè)政策的研究、企業(yè)內部條件和外部市場環(huán)境的調研分析，企業(yè)轉型面臨的風險和期望績效的預測等等。 2、以顧客為導向，以流程為中心，將精細化管理滲透到企業(yè)管理活動的各個環(huán)節(jié)顧客是企業(yè)賴以生存的基礎，企業(yè)沒有了顧客就意識著沒有了市場，也就意味著倒閉。因此，今天的市場競爭實際上就是對顧客的爭取。國際標準化組織ISO／丁C176于1995年成立了一個工作組，用了兩年多的時間，吸納了國際上權威的一批質量管理專家的意見，整理并編撰了八項質量管理原則，其中第一條的內容就是：“以顧客為關注焦點”，并進一步解釋：“組織依存于顧客。因此，組織應當理解顧客當前和未來的需求，滿足顧客要求并爭取超越顧客期望”。因此，以顧客為導向是企業(yè)發(fā)展、變革過程中不可動搖的基本原則。企業(yè)的流程管理必須堅持以顧客為導向的原則來進行設計，這樣的流程才能在滿足顧客需求的同時給企業(yè)帶來最大的經(jīng)濟和社會效益。 企業(yè)管理體系必須充分融入以顧客為關注焦點和以流程為中心的管理思想，這樣的管理體系才有存在和得到持續(xù)改進的可能。建筑施工企業(yè)實施精細化管理也必須牢牢把握這兩個核心內容才能使精細化管理找準方向、目標和切入點。 對于建筑施工企業(yè)，以顧客為關注焦點作為一個基本的營銷理念，在實施精細化管理時必須關注三個過程：一是顧客需求的識別、評審和確定；二是產(chǎn)品實現(xiàn)和提供過程；三是后續(xù)服務過程。顧客需求的識別、評審、確定必須充分、準確，前提必須考慮滿足法律、法規(guī)和相關方要求，滿足企業(yè)管理體系的要求。這里強調的是，不同顧客需求不同，顧客的需求應當予以評審，評審的內容除包括價款、工期、質量等主要條款外，還應包括法律、法規(guī)要求。只有在滿足法律、法規(guī)要求的前提下才存在滿足顧客要求的條款內容。要充分理解顧客對產(chǎn)品質量、性能、施工進度及其它標準條款的具體要求，然后對本企業(yè)能否滿足這些要求做出評審結論，最后決定是否簽訂合同。這一流程必須明確每一環(huán)節(jié)的職責、標準和管理要求，這涉及到法律責任、經(jīng)濟責任、質量責任、安全責任和企業(yè)信譽等方面的問題，精細化管理在這些環(huán)節(jié)方面是大有作為的。產(chǎn)品實現(xiàn)和提供過程是企業(yè)管理的主導過程，更需要精細化管理。在策劃階段，不僅要確定產(chǎn)品的質量目標和要求、各種資源需求、產(chǎn)品所要求的驗證、確認、監(jiān)視、檢驗和試驗活動以及產(chǎn)品接收準則等等，同時還要考慮產(chǎn)品實現(xiàn)過程所伴生的環(huán)境影響、職業(yè)健康和安全因素以及成本控制計劃等?，F(xiàn)在，許多建筑施工企業(yè)將質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系整合在一起就是意圖以最少的資源投入獲得最佳的綜合效益。建筑施工企業(yè)產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃的輸出一般包括項目總策劃、質量計劃、HSE(環(huán)境和職業(yè)健康安全管理)計劃、施工組織設計、項目成本計劃等。這些策劃的輸出也必須滿足合同要求，亦即顧客的要求。針對后續(xù)服務過程，重點關注顧客對所提供產(chǎn)品的滿意程度和其它服務要求。對竣工交付尚處于保修期內和保修期滿的項目如何征求顧客意見，如何監(jiān)測顧客滿意度必須有科學的計算模型?，F(xiàn)在許多企業(yè)對顧客需求自設權重，僅憑一個計算公式來測度顧客滿意度的做法是荒唐可笑的。因此，針對不同顧客的不同需求必須從不同角度來觀察，用不同的模型來計算，然后進行綜合分析，才能精確評價顧客滿意的程度。 正確識別管理過程并系統(tǒng)策劃管理流程是十分重要的。精細化管理用于識別企業(yè)管理過程并系統(tǒng)策劃管理流程更有助于枝節(jié)、細節(jié)管理活動的控制。就本公司而言，在完善綜合管理體系過程中，對于文件的控制，提出公司各類行政文件的出臺必須考慮與公司綜合管理體系要求的符合性，確保兩者不發(fā)生矛盾和沖突；在信息溝通與交流的控制上，特別提出要對各類會議的地點、時間、參加人員范圍、會議召開形式進行系統(tǒng)策劃，在確保會議質量的同時，只要能夠采用視頻會議就采用視頻，盡量降低會議的成本，并出臺《會議管理制度》予以確定；針對外部信息發(fā)布環(huán)節(jié)也規(guī)定了授權人和發(fā)布的流程。對于施工現(xiàn)場環(huán)境和職業(yè)健康安全管理，通過對枝節(jié)、細節(jié)過程的充分識別，補充了大量的程序文件和三層次文件：如《危險性較大(重大)危險性工程安全專項施工方案專家論證審核控制程序》、們皂源和資源消耗控制程序》、《勞動防護用品控制程序》、《施工用電控制程序》、《安全防護設施控制程序》、《職業(yè)病與衛(wèi)生防疫控制程序》、《施工分包安全管理辦法》、《施工分包質量管理辦法》、《辦公設施管理辦法》等等。這些文件都策劃了相應的控制流程，按照5W1H方法，明確了具體的控制要求。 在全面、系統(tǒng)策劃管理流程的前提下，精細化管理的任務就是精確地策劃系統(tǒng)目標(包括過程管理性目標和結果性控制目標)，精確地描述各崗位的職責、權限、工作標準，制定嚴密的企業(yè)規(guī)章制度，建立科學的績效考核體系和促進企業(yè)管理自我改進的長效機制。換句話說，提高流程管理能力或過程能力，確保管理目標的實現(xiàn)是精細化管理的又一重要內容。比如，建筑施工企業(yè)對產(chǎn)品質量控制過程分為一般過程、關鍵工程和特殊過程，對關鍵過程、特殊過程分別提出具體的控制要求并形成文件予以控制；將工序作為過程控制的基本單元，推行工序卡制度，明確每一工序的內容、質量驗收標準、工時要求，責任者。環(huán)境和職業(yè)健康安全要求、工序交接簽證等內容。 總之，精細化管理在堅持以顧客為關注焦點和以流程中心為中心的原則下，要體現(xiàn)在兩個方面：一是橫向的影響管理績效的各種因素的系統(tǒng)性和充分性；二是縱向的每一流程的策劃、運行、檢查、改進環(huán)節(jié)控制的徹底性。只有這樣，才能使精細化管理融入到企業(yè)管理活動的多個環(huán)節(jié)，使精細化管理真正根植于管理需求，服務于管理過程。 四、充分運用信息技術，提高精細化管理水平。 信息技術已成為國民經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)，信息技術的迅猛發(fā)展已使國民經(jīng)濟的各個領域產(chǎn)生深刻的變革。作為建筑施工企業(yè)，因產(chǎn)品的復雜性、生產(chǎn)地點分布的零散性、生產(chǎn)周期的階段性、項目組織的臨時性等特點，管理跨度和難度不斷加大。如何減少或避免因信息不對稱所導致的管理失控或決策失誤，實現(xiàn)精確遙控，唯一的也是最優(yōu)的方案就是加強信息化建設。 對于建筑施工企業(yè)推進信息化建設可實現(xiàn)下述目的： 1、提高內部溝通與交流效率。如自上而下管理，調度指令的傳輸和作業(yè)區(qū)域自下而上的信息反饋，可以通過企業(yè)信息平臺隨時收、發(fā)。 2、宏觀、實時控制。上層可以對下層的管理狀況隨時監(jiān)測，有利于宏觀統(tǒng)計、分析和資源調配 3、提高管理透明度和精度。根據(jù)管理需求設置的各個信息終端即時輸入管理數(shù)據(jù)，上級管理者可隨時瀏覽或對各個管理環(huán)節(jié)的運行的正、誤進行驗證。如某一項目的網(wǎng)絡進度、采購價格、施工方案、人力資源、成本狀況、質量狀況、安全措施費用的投入等等，都可一目了然。 4、有利于內外溝通與交流。先進的管理方法、科學的項目策劃、合理的施工方案、與企業(yè)管理相關的規(guī)章、制度的發(fā)布和更改、企業(yè)經(jīng)營管理的各類信息等都可以通過信息平臺對內、對外有選擇地披露，同時也可獲取外部信息，有選擇地對內部推介。 5、降低管理成本，提高管理效率。具有一定規(guī)模的建筑施工企業(yè)的活動區(qū)域可覆蓋全國各地乃至國外，項目策劃文件的審批通過信息平臺可輕松實現(xiàn)；企業(yè)召開一定規(guī)模的會議可能涉及各區(qū)域的管理人員，可通過視頻會議系統(tǒng)即時參加收看。等等，都可以大大降低企業(yè)管理成本，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。 此外，信息技術的采用是建筑施工企業(yè)，尤其是具有一定規(guī)模的建筑施工企業(yè)提升管理水平的一項重要舉措；作為技術進步的重要標志，信息技術的推廣和應用已被建設部納入核定企業(yè)資質等級的必備條件。 由此可見，提高企業(yè)管理水平需要精細化，而企業(yè)管理的精細化需要管理的現(xiàn)代化，信息技術的采用可為企業(yè)管理的精細化打造一個系統(tǒng)、透明、高效的管理平臺。 五、以人為本，實現(xiàn)管理精細化 企業(yè)管理的策劃與實施都是靠人來實現(xiàn)的，管理的精細化更離不開人的因素。精細化管理說到底是對企業(yè)戰(zhàn)略和目標的分解、細化和落實的過程，是一個以人為核心的目標責任管理體系。 因此，快速推進和有效實施精細化管理應重點關注如下方面： 1、發(fā)揮領導作用，努力創(chuàng)造一個全體員工積極參與管理的良好環(huán)境。 2、把企業(yè)的戰(zhàn)略任務目標以及階段性任務和階段性目標逐項細化、逐級分解到各層次、各環(huán)節(jié)乃至各個崗位，使全體員工明確自身的責任和目標。 3、對企業(yè)管理職責、權限、工作標準、業(yè)務流程、管理要求和考評準則做出規(guī)定，使各崗位人員職責清晰，要求明確。 4、建立獎懲機制，提升企業(yè)管理的執(zhí)行力。 5、鼓勵管理創(chuàng)新，為精細化管理再注動力。 總之，精細化管理是企業(yè)管理的本質要求，是建筑施工企業(yè)策劃和實施管理、提升企業(yè)整體執(zhí)行能力的重要途徑，是提高建筑施工企業(yè)經(jīng)濟效益的根本舉措。管理體系是為實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和目標甲建立的系統(tǒng)化的管理平臺，也是精細化管理功能得以發(fā)揮的平臺；建立完善的管理體系并有效的實施戰(zhàn)略管理離不開精細化管理；管理體系側重于宏觀系統(tǒng)管理，精細化管理更關注微觀細節(jié)的控制，只有把兩者有機結合起來，才能使企業(yè)做強、做大、做專、做精并獲得持續(xù)、快速、協(xié)調發(fā)展。 (3)
